ノートの整理の仕方


ノートの整理の仕方

 Evernoteを初めて使うときには、ユーザー名のノートブック1つしか用意されていないので、どのようにノートブックを整理したら良いか分からず困ってしまう方も多いと思います。私も最初はそうでした。今回は、Evernoteのノートの整理の仕方を、私の実例も交えてご説明しようと思います。

 

 その前に、ノートという用語について簡単に触れておきます。ノートというのはEvernoteのデータの最小単位で、作成したメモやWebページのスクラップはノートとして保存されます。そのノートをまとめているのがノートブックです。

 

  ノートを整理する方法は主に「ノートブック&スタック」と「タグ」の2つです。この2つの違いとそれぞれの役割を詳しく説明します。

 

ノートブック&スタック と タグ の違い

 まず、「ノートブック&タグ」はパソコンのフォルダのような分類方法です。「ノートブック」は複数のノートを収納するフォルダ、「スタック」は複数のノートブックを収納するフォルダのようなものです。ノートはパソコンで言うところのファイル、ノートブックはフォルダなので、1つのノートが同時に複数のノートブックに所属することはありません。一方、「タグ」というのはラベルのようなもので、1つのノートに複数のタグを付けることができます。

 

 

家電量販店に例えるとこんな感じです。

 世の中には、ヨドバシカメラ(=スタックA)やビックカメラ(=スタックB)のような家電量販店があります。ヨドバシカメラには、AV機器コーナー(=ノートブックA)やパソコンコーナー(=ノートブックB)などのコーナー(=ノートブック)があり、それぞれに商品(=ノート)がたくさん並んでいます。商品(=ノート)には、ポイント20%(=タグA)や今だけ50%OFF(=タグB)などのラベル(=タグ)が付いています。

 

 家電量販店と同様に、ヨドバシカメラにあるコーナー一覧(スタックにあるノートブック一覧)を見ることができますし、コーナーにある商品一覧(ノートブックにあるノート一覧)を見ることもできます。これは当然ですね。そして、ヨドバシカメラにある商品の一覧(スタックにあるノートの一覧)を表示することもできます。

 

 Evernoteのスゴいところは、あるコーナーの50%OFFというラベルが付いている商品一覧(ノートブック内のあるタグが付いたノート一覧)を表示したり、ヨドバシカメラ全体で50%OFFが付いている商品一覧(スタック内のあるタグが付いたノート一覧)を表示したりできることです。これが非常に便利なところですね。

ノートブックとタグの使い分け

 ここまでで、ノートブックとタグのどちらを使っても、ノートを整理することができるということは分かっていただけたと思います。ここで問題となるのが、ノートブックとタグのどちらで整理するかです。

 

 この分類方法というのは非常に重要で、あとあとノートを分類しながら保存するときの手間や、読みたいノートを探すときの利便性に大きく影響します。ノートが大量に溜まってきてから分類方法を変えるのは難しいので、最初にしっかり分類方法を決めるのが重要です。以下は非常に詳しくて細かい話になりますが、分類方法を決める参考にしていただけると幸いです。

 

分類の方法はいくつもあります。

 例えば「”日経電子版”の”経済面”の”雇用”に関する記事のスクラップ」を保存するとします。この場合、「日経電子版」というスタックの中に「経済面」というノートブックを作り、その中に「雇用」というタグを付けてノートを保存することができます。また、「日経電子版」というフォルダに「経済」と「雇用」という2つのタグを付けることもできます。もしかしたら、自分で作成したメモと区別して「スクラップ」というノートブックに、「日経電子版」「経済」「雇用」という3つのタグを付けることもできます。他にも、「スクラップ」というノートブックの中に「経済」というタグだけ付けるという方法もあります。

 

 どれが良いのかという問題ですが、絶対的な正解はありません。Webページのスクラップを大量に保存する人で、頻繁にスクラップするサイトがいくつかに決まっている場合は、「日経電子版」「日経ビジネス」「ITpro」というようにノートブックに分類するのが良いと思います。しかし、見るサイトが特に決まっていなくて、その都度検索して見つけた記事を保存することが多い場合は、「ゴルフ」「IT」などのジャンルで分類するのが良いかもしれませんし、「スクラップ」という1つのノートブックにまとめてしまうのも良いと思います。

 

私の整理方法

 私のオススメは、Webスクラップは「スタックは使わず最低限のノートブックだけで分類し、あとはタグで管理する」方法です。先ほどの日経電子版の例では、私自身は「日経新聞」というノートブックを作り、その中にあらゆるジャンルの記事を保存していますが、「日本政治」「日本経済」「国際政治」「国際経済」「テクノロジー」「社会全般」などの大きな分類のためのタグと、国際経済であれば「アメリカ」「中国」「ギリシャ」のようなさらに細かい分類のためのタグを付けています。

 

 下の画像は先ほどと同じ画像ですが、私はちょうどこのような感じでノートを整理しています。「日経新聞」というノートブックに1280のスクラップ記事のノートがあり、タグではジャンル名を必ず付けて分類していますいます。タグも階層化できるので、「00ニュース」というタグの下にニュースのジャンル名のタグを配置しています。タグが名前順に表示されるので、ノートブックのすぐ下に表示されるように00としています。

 

 

 先ほど「最低限のノートブックで分類」と言いましたが、なぜノートブックを増やさずに最低限に抑えるかというと、スクラップをする際に保存するノートブックを切り替えたり、ドラッグ&ドロップで保存したノートを分類したりするのは手間がかかるからです。タグをタイプして入力する方が圧倒的に速くて楽です。また、日本政治のニュースでもあり日本経済のニュースでもあるような記事をスクラップ保存する場合、ノートブックだとどちらか一方に決めて保存しなければなりませんが、タグなら「日本政治」と「日本経済」の両方を付けて分類することができます。なので、ノートブックは一番大きな分類にだけ使うのが良いと思っています。

 

 そして、ノートブックではなくタグでほとんどを管理しようとすると、どの程度タグを細かく付ければ良いのかが問題になります。私の基準では、「今後10回以上このタグを付けることになるだろう」と予想される場合はタグは付けることにしています。全文検索の機能もあるので、細かいキーワードはタグを作成して探すのではなく検索を使うことで代替できます。気になった商品名ごとにタグを付けていると、大量にタグが作成されてしまいタグから記事を見つけたいときに大変なので、そこは全文検索を使いましょう。

 

 しかし、全文検索と比べてタグの良いところは、そのスクラップ記事が何についての記事なのか自分の認識で決めているところです。例えば、アメリカについての記事に「アメリカ」というタグを自分で付けたスクラップの一覧を表示するのと、アメリカという言葉が使われている記事一覧を表示するのは意味合いが違ってきます。全文検索では、アメリカにはほとんど関係ないのに長文の中に一回だけ「アメリカ」という言葉が使われている記事も表示されてしまいます。例えて言うならば、機械が自動で表示するウェブニュースの関連記事と、日経電子版の記者が自ら選んで表示している関連記事くらい、選択の質が違います。タグと全文検索、どちらを使うかのバランスがとても重要です。

まとめ

 私は長い間Evernoteを使ってきましたが、最初は分類の仕方がよく分かりませんでした。そして長い間使ってきて色々分類方法を試した結果、たどり着いたのが上で長々と説明したような分類の仕方と考え方です。簡潔に結論を示すことは出来ませんが、ぜひこれを参考に自分自身の使い方に最も合った分類の方法を考えてみてください。

 

 あとこれは少数派かもしれませんが、私のようにOmniFocusを使ってプロジェクト管理をしている場合、そのプロジェクトのフォルダ構造と対応するようにEvernoteのノートブック構造を作ることで、やらなければいけないタスクからそれに関わる資料やメモを見つけるのが楽になります。OmniFocusをお使いの方は、整理方法を対応させてみると良いかもしれません。


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