プロジェクト管理「Omni Focus」


プロジェクト管理アプリ「Omni Focus」

 Omni Focusは、iPhone・iPad・Macで使えて、相互に同期できる最高峰のタスク管理アプリです。 Windowsユーザーはパソコンと同期することはできませんが、iPad版アプリがMac版並みに使いやすいので、iPhoneとiPadの同期だけでも十分にこのアプリの能力を発揮できます。

  基本的には、タスクやTo Doの管理ができるアプリですが、タスクをPCのフォルダのように階層化ができるため、大規模なプロジェクトでも階層化・細分化して管理できます。なので、私はOmni Focusを「プロジェクト管理アプリ」と呼んでいて、実際にそのような使い方をしています。
 
これから詳しい使い方の解説を書きますが、すぐにダウンロードして試してみたい方のために、まずリンクを貼っておきます。

 

<iPad版>

OmniFocus for iPadApp

¥3,450

タスク管理アプリの中でも非常に多機能なアプリです。iPhone版・iPad版・Mac版の3種類があり、人によってはこのiPad版が最も使いやすいと評価されるほど素晴らしいインターフェイスです。GTD(Getting Things Done)を実践したい人には絶対おすすめのアプリです。
<iPhone版>
OmniFocus for iPhoneApp

¥1,700

タスクを完了したときにチェックマークを付けるのは、すぐに取り出せるiPhone版が便利です。大量にタスクを入力するのには向いていませんが、タスクの期限を変更する程度であれば、iPhone版で手軽にできてしまいます。
<Mac版>
OmniFocusApp

¥6,900

iPhone・iPad版でもプロジェクト管理はできますが、やはりプロジェクトのタスクを大量に作成したり編集したりする際にはMac版が最適です。入力も速いですし、ドラッグ&ドロップで階層化できるのが便利です。

実際のプロジェクト管理はこんな感じ

 iTunesのAppStoreのサンプル画像だとプロジェクト管理のイメージが分かりづらいと思うので、私のOmni FocusのiPad画面を例にとってご説明します。

 

 まず、私の中での一番大きな区切り(最上階のフォルダ)が、「プライベート」、「情報収集」などです。もちろん、画像には表示されていませんが、あと5つくらい下に続いています。最上階には、プライベート、仕事、学校など大きなジャンル分けのフォルダを作ります。このフォルダ構造であらゆるタスクが整理されていて、右の方にあるフォルダのマークをタップすると、フォルダを展開したり閉じたりすることができます。

 

 

 今この画像では、「情報収集」というフォルダを展開していて、中には「日経新聞」や「雑誌」、「本」、「RSS」などのサブフォルダがあります。例えば、「雑誌」の中には「日経ビジネス」「週刊東洋経済」「週刊ダイヤモンド」をそれぞれ毎週○曜日までに読むというタスクを設定しています。「本」の場合は、今読んでいる複数の本をチャプターごとにタスクとして管理しているので、本を何冊同時に読み進めていても進行状況が確認でき、さらにチャプターごとに期限を設定することで計画的に読書を終えられます。


 RSSの場合は、画像に表示されているように、ReederというアプリでRSS購読をして、iPhone・iPadの情報やIT関連の情報を曜日に合わせて読むように期限を設定しています。このRSS購読については「Googleリーダー閲覧『Reeder』」という記事で解説しているので、そちらをご覧ください。

ということで、こんな感じで階層化することでプロジェクトの管理ができます。仕事の大規模なプロジェクトを1つ1つのタスクに細分化することで、いわゆるプロジェクト管理をしてもいいですし、私の場合は「ホームページ作成」もプロジェクトとして管理していて、運営しているホームページごとに書きたいことや修正点を整理しています。タスクやプロジェクトの細かい定義をしているタスク管理術の本もありますが、私は自分が最も使いやすい方法で自由に使えばいいと思っています。

 

Omni Focusのポテンシャルを最大限に活かす

Omni Focusのフォルダ構造は分かっていただけたと思いますが、これはOmni Focusのポテンシャルの半分程度です。残り半分は、フィルタリング機能です。Omni Focusは、主に以下の5つの観点からフィルタリングしてタスクを表示することができます。

(*以下は、Omni Focusを実際に使う方にも参考になるように詳しく書いていますので、まだOmni Focusをダウンロードしていない方には少々詳しすぎるかもしれません。)

期限

これはどのタスク管理ソフトでも共通ですが、タスクの期限(日付と時間)を設定できます。Omni Focusのアプリでは、締め切りが1週間以内のタスクが美しいデザインで表示される画面が用意されています。私はこのOmni Focusを使い始めてから、いつのまにか期限が過ぎてしまうということはなくなりました。

コンテキスト

このコンテキストというのは、タスクを実行する際の「文脈(コンテキスト)=状況」のことです。これには、人それぞれ設定の方法があります。


  例えば、仕事で営業担当の方でいくつかの企業を定期的に訪問しているのであれば、「A社」「B 社」…「E社」というのをコンテキストとして、A 社を訪れたときにやらなければいけない・やりたい事のタスクのコンテキストを「A社」と設定します。そうすれば、A社を訪れた際に「コンテキスト=A 社」でフィルタリングすることで、A 社でやることを一覧で表示して確実に実行することができます。

 私の場合は、一部のプロジェクトに関しては「iPhone」「iPad」「Mac 」「自宅」というコンテキストを使用しています。iPhoneが最も画面が小さいので制約が多いですが、自宅では複数のPC とプリンタやスキャナもあるので出来ることが多くなります。「iPhone→iPad→Mac→自宅」の順に生産性は上がりますが、逆にこの順番で使える状況が限られてしまいます。iPhoneは満員電車などどんな状況でも使えますが、Macは落ち着いて座ってるときしか使えないといった具合です。なので、Macが使えるときはMacでないと出来ないことをフィルタリング表示して、その一覧から実行することが最も生産性が高くなり、Macが使えるのにiPhoneで日経電子版を読んでいるのはもったいないことになります。


  これは私だけの特殊なケースかもしれませんが、「時間帯」をコンテキストにしたり、「人」をコンテキストにする人もいますので、人それぞれが自分に合ったコンテキストの設定の仕方をするのがベストです。

所要時間

 タスクにかかる時間=「所要時間」を設定することができます。プロジェクトのそれぞれのタスクに所要時間を設定することで、プロジェクトにかかる時間が計算しやすくなります。また、今日が期限のタスクの所要時間の合計を考えることで、今日という一日がどれだけ忙しくなるのか分かります。新たに予定を入れる際にも、その日がどれだけ忙しくなるのかを確認してから入れられるので、あとから思ったより忙しくなって何かを犠牲にしなければならなくなることを避けられます。

 また、所要時間でフィルタリングできるので、今もし2時間という自由時間が発生した場合に、この2時間 でできることの一覧を表示できます。基本的に、人は5 分・10 分といった細々とした時間よりも、1 時間・2時間といったまとまった時間を作ることの方が難しいと思います。 なので、2時間という自由時間がある場合は、フィルタリングで所要時間が2時間以内のタスクの一覧を表示し、その中でも最も時間がかかるものをやっておくのがベストということになります。

重要度

 重要なタスクに「フラッグ」を付けることができます。この重要なタスクだけをフィルタリングで表示することができるので、重要なタスクを確実に実行できます。この重要なタスク一覧を頻繁に見ておくことで、本当に重要なタスクだけを覚えておくことができます。

開始日

 通常のタスク管理アプリでは、「期限」だけしか設定できないものもありますが、Omni Focusではタスクの「開始日」を設定できます。開始日を設定することで、その日になったらタスクが期限一覧に表示されるようになります。


 例えば、今日が月曜日だとして今週の土曜日か日曜日にやればいいタスクは、開始日を土曜日、締め切りを日曜日にします。そうすることで、土曜日になったら期限一覧に表示されるようになります。また、締め切りは分かっているけれども、詳細が発表されるまで取りかかれないタスクというのがあると思います。そんな場合は、詳細が発表される(であろう)日を開始時間に設定することで、それまでは期限一覧に表示されないようになります。

 

 表示されていても取りかかれないことが一覧にたくさん表示されていると混乱しますので、今できることだけに集中するために「開始日」の機能が使えます。

 

こんな感じで主に5つの観点からフィルタリングをかけることができるので、その時の状況や時間の制約の中でもっとも実行すべきタスクを表示できます。また、複数の条件を組み合わせてフィルタリングすることもできます。

 

この他にも、「繰り返しタスク」で非常に細かい設定ができます。毎週○曜日の○時にやるタスク、3日ごと・2週間ごとにやるタスクなど、自由に設定できます。取りあえず、Omni Focusは非常に多機能なので、タスク管理に関して必要な機能はほとんどそろっています。

Omni Focusをダウンロード

 先ほど最初に紹介したのと同じ内容になりますが、AppStoreに直接飛べるリンクを貼っておきます。効率的かつ計画的に身の回りのことを実行したい方は、ぜひ今すぐダウンロードしてプロジェクトを作成してみてください。アプリの中では比較的高い方ですが、その値段に見合うだけの価値があるアプリです。まずは形から入りたいという方にもオススメです。

 

<iPad版>

OmniFocus for iPadApp

¥3,450

タスク管理アプリの中でも非常に多機能なアプリです。iPhone版・iPad版・Mac版の3種類があり、人によってはこのiPad版が最も使いやすいと評価されるほど素晴らしいインターフェイスです。GTD(Getting Things Done)を実践したい人には絶対おすすめのアプリです。
<iPhone版>
OmniFocus for iPhoneApp

¥1,700

タスクを完了したときにチェックマークを付けるのは、すぐに取り出せるiPhone版が便利です。大量にタスクを入力するのには向いていませんが、タスクの期限を変更する程度であれば、iPhone版で手軽にできてしまいます。
<Mac版>
OmniFocusApp

¥6,900

iPhone・iPad版でもプロジェクト管理はできますが、やはりプロジェクトのタスクを大量に作成したり編集したりする際にはMac版が最適です。入力も速いですし、ドラッグ&ドロップで階層化できるのが便利です。



 私はこのアプリを使っていて、友人に「そこまでタスクを徹底的に管理してて、普段の生活は楽しい?」と聞かれることがたまにありますが、タスク管理が生活を窮屈でつまらないものにしているかというとその逆です。

  期限をすべて管理しているので、期限直前に焦って何かをすることもないので、ストレスなく安心して暮らせます。やるべきことを効率的かつ計画的に処理することで、自由な時間を作りだすことができるので、その時間を趣味や将来の夢のために使えて楽しいです。プロジェクト管理は「やらなければいけない事」だけでなく、「やりたい事」のプロジェクトも管理できるので、私のように趣味でやっているホームページ作成をプロジェクトにしたり、将来設計をプロジェクトにすることだってできます。

 ぜひ、Omni Focusで普段の生活を変えてみてください!




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